Dateiformat bei Abgabe beachten
Die Abgabe einer Bachelor- oder Masterarbeit oder eines anderen wichtigen Dokuments steht bevor? Idealerweise sollte eine wissenschaftliche Arbeit nach ihrer Abgabe nicht mehr veränderbar sein. Daher bietet es sich an, sie als PDF-Datei abzuspeichern und einzureichen.
Welches Dateiformat für eine wissenschaftliche Arbeit?
Neben einer gedruckten Version einer Abschlussarbeit, muss in der Regel auch eine digitale Version am jeweiligen Lehrstuhl vorgelegt werden. Ein PDF-Dokument eignet sich hervorragend für finale Abgaben, die nicht mehr veränderbar sein sollen. Vor allem für wissenschaftliche Arbeiten, etwa Bachelor- oder Masterarbeiten, ist eine PDF-Datei das beliebteste Format. Das Umwandeln mit Smallpdf geht ganz einfach – aus allen gängigen Dateiformaten kann vor der Abgabe eine PDF erstellt werden. Aber auch bei anderen wichtigen Dokumenten, die nachweislich nicht mehr veränderbar sein sollen, bietet sich das PDF-Format (.pdf) an, etwa Lebensläufe oder Bewerbungen für einen Job, ein Auslandsjahr oder vergleichbar.
Vorteile einer Abgabe als PDF-Datei
Eine Abschlussarbeit als PDF-Datei abzugeben, bringt viele Vorteile mit sich:
• Layout kann nicht nachträglich verändert werden (Schriftart, Seitenzahlen, Abbildungen)
• PDF-Dateien können somit idealerweise für den Druck gebundener Abschlussarbeiten verwendet werden
• PDF lässt sich immer öffnen, unabhängig vom Betriebssystem (Windows, Linux, macOS)
• keine nachträglichen Änderungen möglich
• gängiger Standard an Hochschulen
Bearbeitung in Word: Dokument in PDF umwandeln
Microsoft Word oder andere ähnliche Programme (LibreOffice, OpenOffice) werden in der Regel für die Recherche- und Schreibphase von Abschlussarbeiten verwendet, da sich dort Änderungen leicht durchführen lassen. Diese haben dann entweder das Dateiformat DOC oder DOCX. Es ist mit hilfreichen Tools möglich, Wörter zu zählen, Abstände und Seitenränder passgenau einzustellen sowie eine automatische Rechtschreib- und Grammatikkorrektur durchführen zu lassen. Ein Inhaltsverzeichnis kann mit Hilfe von Word erstellt und Seitenzahlen festgelegt werden.
Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und die Datei zur Abgabe bereitsteht, wird aus dem DOC oder DOCX-Dokument dann im Handumdrehen ein PDF-Dokument, das fertig für die Abgabe ist. Auch PDF-Dateien können mit PDF-Konvertern in ein anderes Format umgewandelt
Hochschulvorgaben beachten
Viele Universitäten und Hochschulen machen spezielle Vorgaben zur Abgabe von Abschlussarbeiten als PDF: • Upload einer Datei (nicht mehrere, Anhang einzeln oder Ähnliches)
• Keine ZIP-Dateien • Abgabe ohne Passwortsperre, da sonst kein Öffnen möglich ist
• PDF-Datei muss meist signiert sein (Checken, ob digitale Unterschrift erlaubt ist oder nicht!)
• Maximale Dateigröße für den Upload beachten
• Dateibenennung/Vorgaben beachten (Beispiel: Abschlussarbeit_Max_Mustermann)
• PDF/A-1b oder PDF/A-2b (spezielle Dateiformate einer PDF, oft ist ein reines PDF ausreichend)
Außerdem sollten die Abbildungen innerhalb einer PDF korrekt eingebettet und gut erkennbar bzw. lesbar sein. Während der Korrektur werden außerdem häufig Kommentare und Änderungsfunktionen in Word benutzt. Diese müssen vor der finale Abgabe und dem Abspeichern als PDF-Datei auf jeden Fall vollständig bearbeitet werden. Es darf kein Änderungsverlauf mehr sichtbar sein, da dieser sonst auch in der PDF sichtbar ist. Idealerweise ist ein anklickbares Inhaltsverzeichnis (kann über Word erstellt werden) in die PDF integriert, um den Leser bei Bedarf sofort an die gewünschte Stelle im Text zu bringen. Die Seitenzahlen sollten fortlaufend und korrekt nummeriert sein.
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